| A) LES POINTS DE CONTRÔLE
1 . Le contrôle des systèmes d'information:
En permanence, l’entreprise se trouve devant une masse d’information qu’il faut traiter et organiser afin de prendre la bonne décision. Pour ce faire, un système d’information s’avère nécessaire.
a- Définition du système d’information
b- L’utilité de l’information
c- Fixation des objectifs et prise de décision
d- Coordination entre le personnel
e- Contrôle des résultats
2 . Contrôle du marketing
En général, le contrôle marketing porte sur la réalisation des objectifs en matière des ventes et de la satisfaction de la clientèle. L’outil fondamental de ce contrôle est le volume des ventes, par conséquent, il est vital d'avoir une bonne information sur les ventes des représentants, sur les tendances des ventes et des marchés, sur les concurrents et sur les préférences des clients.
La performance actuelle sera la résultante d’une comparaison entre les résultats atteints et les objectifs prédéfinis tels les quotas de vente, la satisfaction des attentes de marché, l’augmentation de la part de marché…
Il est à signaler que le contrôle marketing fournit aussi les actions correctives aux problèmes qui affectent l’organisation.
LES OUTILS ÉTUDIÉS :
- Définition du profil client
- Volume des ventes et prévisions de ventes
- Statistiques de ventes
- Tendances du marché
- La concurrence
- Développement de marché et de produits
3. Contrôle financier
a- Les états financiers:
Définition :
Les états financiers sont le résumé des aspects majeurs de la situation et du patrimoine financier d’une organisation. Les deux états financiers qui sont obligatoirement utilisés par les organisations sont le bilan et l’état des résultats.
Ces deux états financiers seront abordés quant à leur présentation et leur interprétation.
b- L'analyse des ratios :
Les informations choisies, surtout du bilan et des états de résultat, sont utilisées pour développer des ratios financiers.
Les ratios financiers sont des indicateurs servant à analyser la performance de l’entreprise. En effet ils constituent un outil de suivi des entreprises dans le temps, et de comparaison entre elles dans l'espace.
Les principaux ratios :
1. Ratios de liquidité
- Liquidité générale
- Liquidité réduite
- Liquidité immédiate
2. Ratios de la structure financière
- Autonomie financière
- Endettement à terme
- Capacité de remboursement
3. Ratios de gestion
- Rotation des stocks
- Rotation des créances commerciales
- Rotation du crédit – fournisseurs
4. Les rations de rentabilité
- Rentabilité d'exploitation
- Rentabilité économique
- Rentabilité financière
5. Les ratios de productivité
- Valeur ajoutée / production
- Productivité du travail
c- Le contrôle budgétaire
La technique quantitative de contrôle la plus utilisée est le budget. En fait, il constitue l'expression comptable et financière des plans d'action retenus pour que les objectifs visés et les moyens disponibles sur le court terme convergent vers les buts à long terme de l'organisation.
Types de budget :
Souvent le budget est le document le plus important que le manager utilise pour planifier et contrôler les opérations. Il existe deux grandes catégories de budgets :
1. Le budget du capital : C’est un état des dépenses planifiées et des fonds à
engager pour le financement des infrastructures et des équipements. (Ex. : Plan d’investissement)
2. Le budget d’opération : C’est un état des revenus et des dépenses planifiées pour assurer la bonne marche du cycle d’exploitation. (Ex. : Budget de trésorerie)
Les avantages du budget
Comment :
- Former des standards (des normes) permettant de mesurer les performances actuelles de l'entreprise.
- Fournir aux managers une vision claire sur les objectifs organisationnels.
- Influer positivement sur la motivation des employés.
Les approches budgétaires :
- L’approche traditionnelle
- Le zéro-based budgeting
4 . Le contrôle des ressources physiques et matérielles
Il consiste à contrôler les coûts de la paie et du matériel ainsi que la qualité et les stocks au sein de l'entreprise :
a- Les coûts de la paie :
Un changement de l’emploi du temps, du niveau d’emploi ou une augmentation de la productivité des employés peuvent diminuer les coûts de la paie.
b- Le contrôle du matériel :
Le contrôle du matériel est plus focalisé, d’une part, sur la réduction des coûts d'approvisionnement et l'élimination du matériel défectueux par le biais des inspections et des techniques de la statistique d’échantillonnage et, d’autre part, sur la réduction du magasinage, la manipulation de l’équipement et les coûts de la main d’œuvre par le biais de systèmes permettant au matériel d’être délivré directement aux forces de production plutôt qu’aux entrepôts intermédiaires.
c- Le contrôle de la qualité :
La qualité est le degré d’excellence des biens et des services. Le contrôle de la qualité consiste à vérifier la conformité des produits (à l'aide d'échantillons prélevés) à des normes de poids, de consistance, de couleur et de goût.
Le contrôle de la qualité en cinq étapes :
Étape 1:
Comment définir les caractéristiques de la qualité désirée par le consommateur ou le client.
Étape 2 :
Comment établir les standards de qualité une fois que les caractéristiques de la qualité ont été définies.
Étape 3 :
Comment développer des programmes pour tester la qualité.
Étape 4 :
l’engagement pour la qualité génère un esprit de responsabilité et une adoption de la qualité par les employés de l’organisation :
- Engagement vers la qualité
- Intelligence de la qualité
Étape 5 :
Les systèmes de feed back
Le contrôle des stocks :
Le stock est constitué de matériels et fournitures utilisés pour faciliter la production ou pour satisfaire la demande des consommateurs.
Les types de stocks
Matières premières
Stock de produits intermédiaires (stock work in process) : le stock des articles qui vont être transformés en produit ou en dérivé final.
Stock des produits finis
L’objectif des stocks :
a) Promouvoir le service du consommateur
b) Promouvoir la flexibilité de la fabrication
c) Promouvoir la certitude dans la production et dans la vente
d) Promouvoir la fluidité de la production
e) Promouvoir les profits sur la spéculation des prix
f) La quantité économique à commander
5 . Le Management des stocks et le prix de revient
La notion de quantité économique de Wilson
La quantité économique à commander (Q.E.C) est une méthode de réapprovisionnement qui cherche à minimiser le coût de revient. Pour cela, il faut optimiser le coût de possession (coût de stockage: maintenance, entretien, primes d'assurance, pertes…) et le coût de passation (coût de lancement de la commande: frais administratifs, transport…) et ce va permettre à répondre aux deux questions suivantes :
- Quand s’approvisionner?
- De combien?
Méthode A B C de stock :
Appelée outil PARETO, méthode 80-20 ou la loi de GELTON, cette méthode sert à classer les articles en stock d’une entreprise en se basant sur un critère chiffrable qui peut être la valeur des sorties ou le chiffre d’affaire.
EXEMPLE D’UN SYSTEME A B C DE STOCKS
B) LES TABLEAUX DE BORD ET LES INDICATEURS DE PERFORMANCES
Comment :
- Déterminer les zones critiques pour chacun des éléments à contrôler
- Déterminer le temps de réaction pour chacun des points de contrôle identifiés.
C) LES COMMANDES DE GESTION ET LES MESURES CORRECTIVES
Définir, déterminer, organiser et mettre en place :
- Les ressources alternatives
- Les ressources palliatives
- Les ressources préventives
- Constituer des réserves
- Les champs de responsabilité
- Le pouvoir, l’autorité, les politiques et procédures.
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